郵件歸檔
郵件歸檔是指對郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實(shí)時(shí)搜索和訪問，主要是針對海量數(shù)據(jù)的應(yīng)用，是對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的遷移和管理。
- 在企業(yè)內(nèi)部管理方面，郵件歸檔是實(shí)現(xiàn)同步郵件備份，通過把郵件數(shù)據(jù)存儲到獨(dú)立的存儲硬件上，可以對郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行更安全的管理。當(dāng)需要查詢歷史郵件時(shí)，可以快速地獲得所需郵件，從而達(dá)到郵件管理的目的，也可實(shí)現(xiàn)災(zāi)難恢復(fù)。
- 在外部監(jiān)管需求方面，數(shù)據(jù)安全存檔要求已經(jīng)逐漸立法。隨著使用電子郵件作為法庭證據(jù)的趨勢日益明確，美國和歐洲一些國家相繼制訂了一系列法規(guī)。美國和歐洲的眾多政府法規(guī)，例如《Sarbanes_Oxley_Act_of_2002》法案已經(jīng)明確提出公司內(nèi)電子郵件的電子法律和法規(guī)遵從方面的規(guī)定，要求上市公司保留所有業(yè)務(wù)記錄，包括電子記錄和郵件在內(nèi)，不少于5年。這意味著企業(yè)必須很好地管理和保留企業(yè)所有的電子郵件，以應(yīng)付未來的電子郵件查詢需求，不然很可能給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)。
無論是從內(nèi)部還是外部環(huán)境看，建立郵件歸檔系統(tǒng)，都是企業(yè)信息化管理的重要組成，越來越多的企業(yè)已經(jīng)開始使用。
TurboMail郵件服務(wù)器搭建完畢，管理員在系統(tǒng)管理后臺啟動(dòng)郵件歸檔后，所有進(jìn)出郵件（垃圾與病毒郵件除外）都會被同步壓縮備份到歸檔文件中，即使用戶執(zhí)行徹底刪除，也不影響郵件在歸檔文件中的存儲，仍能輕松檢索調(diào)出，郵件歸檔功能就像是一個(gè)持續(xù)運(yùn)作的復(fù)印機(jī)，來往所有郵件全部被復(fù)印留底。更重要的是，拓波軟件將郵件歸檔模塊集成進(jìn)TurboMail郵件系統(tǒng)里，不僅節(jié)省了企業(yè)成本，減輕服務(wù)器壓力，還避免系統(tǒng)管理員同時(shí)維護(hù)兩個(gè)系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，極大的解放了企業(yè)的人力物力與財(cái)力。同時(shí)，圖形化的純web管理模式也為企業(yè)減少了聘請專業(yè)IT維護(hù)人員的人工成本。
- 遵從Sarbanes-Oxley法案，美國證監(jiān)會SEC及其他的相關(guān)規(guī)定，滿足法律上對電子文檔的訪問、保存以及訴訟證據(jù)搜索的要求。
- 支持管理員授權(quán)特定用戶快速搜索并查看歸檔郵件的權(quán)限，支持為普通郵箱用戶開通查看自己的歸檔郵件的權(quán)限。
- 支持模糊搜索。
- 支持智能搜索，可以通過發(fā)件賬號、收件賬號、主題、發(fā)件人、收件人、內(nèi)容、附件名、日期、歸檔類型等子條件，快速全文搜索到自己所需的目標(biāo)郵件。
- 同步備份歸檔郵件，相同一文件只歸檔一份，可達(dá)到75%的壓縮比例，節(jié)約存儲空間。
智能搜索：通過各種條件的關(guān)鍵字進(jìn)行快速查找，從而更精確查找目標(biāo)郵件。如下圖頁面：
為了實(shí)現(xiàn)個(gè)人查看歸檔服務(wù)的權(quán)限分配，TurboMailV4.3.0及以上版本提供普通用戶查看個(gè)人歸檔郵件功能，配置與使用方法如下：
- 允許查看郵件歸檔：是否允許該用戶查看系統(tǒng)所有的歸檔郵件，此功能需要慎重啟用。
- 只允許查看本人歸檔：只允許該用戶查看個(gè)人所有歸檔郵件。
一旦管理員開啟了用戶的歸檔查看功能，用戶在登陸自己的郵箱后，左側(cè)郵件服務(wù)欄會出現(xiàn)“郵件歸檔”這個(gè)功能選項(xiàng)，可查看過去的歷史郵件，并對有需要的郵件執(zhí)行恢復(fù)操作。
